Kategorie
Recepcja stanowi ważny punkt wielu instytucji. Wchodzący do hotelu, firmy czy pensjonatu goście kierują swoje pierwsze kroki właśnie do niej. Miejsce to powinno być zarówno reprezentacyjne, jak i dobrze wyposażone w artykuły biurowe. Aby osoby w niej pracujące mogły sprawnie i profesjonalnie pomagać klientom, muszą one mieć wygodny dostęp do najpotrzebniejszych akcesoriów. Czego nie może tutaj zabraknąć?
Pomoce dla klientów
Podchodząc do recepcyjnej lady bądź sekretariatu, gość zwykle oczekuje konkretnej informacji. W tym celu przydatne będą wszelkie tablice informacyjne, które z jednej strony pomogą klientowi szybko dostrzec interesujące go kwestie, a jednocześnie ułatwią pracę obsłudze. Dzięki tablicom pracownik nie musi ciągle odpowiadać na te same pytania. W recepcji hotelowej może to być przykładowo tablica z informacją o godzinach wydawania posiłków. W pobliżu powinny znajdować się również piktogramy informujące o tym, gdzie znajduje się sala konferencyjna czy chociażby toaleta. Warto zadbać też o akcesoria, ułatwiające klientom załatwianie spraw przy ladzie. Przydać się może stojak na parasole, dzięki któremu interesant nie będzie miał zajętych rąk, a na podłodze nie utworzy się niepotrzebna kałuża.
Identyfikatory, czyli poznaj swojego recepcjonistę
Pracując na recepcji, reprezentuje się daną instytucję. Jednocześnie osoby tam zatrudnione często się zmieniają (dzienne i nocne zmiany). Aby ułatwić klientom komunikację z obsługą recepcji, każdy pracownik powinien mieć przypięty identyfikator imienny. Dzięki temu:
- klient wie, z kim ma do czynienia (imię, nazwisko oraz zajmowane stanowisko),
- komunikacja jest przyjemniejsza - rozmawia się z konkretną osobą, a nie z "bezimiennym" reprezentantem miejsca,
- załatwianie spraw może być szybsze i wygodniejsze,
- klient będzie postrzegał dane osoby jako profesjonalistów w swym fachu.
Porządek w dokumentach
Aby każda pracująca na recepcji lub w sekretariacie osoba mogła łatwo znaleźć potrzebne informacje - na przykład umowy z klientami czy wydruki z rezerwacji hotelowych, konieczne są artykuły biurowe, takie jak segregatory i teczki na dokumenty. Powinny one być odpowiednio opisane oraz oznaczone tak, aby osoba, przychodząca na kolejną zmianę wiedziała, gdzie co jest. Ład w segregatorach może być zachowany dzięki przezroczystym obwolutom. Przydatne będą również samoprzylepne karteczki, które pozwolą zostawić potrzebne informacje osobie z kolejnej zmiany. Aby ułatwić zachowanie czystości na biurku, warto pomyśleć o zainwestowaniu w praktyczne podkłady na biurko. Łatwo się je czyści, a wypełnianie na nich dokumentów jest bardziej komfortowe niż na twardej powierzchni biurka. Po stronie obsługi powinny znaleźć się także przyborniki z długopisami, flamastrami i karteczkami do zapisywania klientom ważnych informacji. W każdej recepcji powinny się zamykane na klucz kasetki na pieniądze, w których można schować należności od interesantów, przechować znalezione dokumenty tożsamości czy biżuterię.
Jak jeszcze poprawić obsługę?
Hotelowi goście zwykle przyjeżdżają z innych miejscowości. W związku z tym często są zainteresowani lokalnymi atrakcjami, wartymi odwiedzenia miejscami oraz restauracjami, w których można smacznie i niedrogo zjeść. Z kolei każda osoba wchodząca do firmy, chciałaby dowiedzieć się o niej czegoś więcej lub wziąć ulotkę, którą może spokojnie przeczytać później. Na blacie recepcyjnym powinny znaleźć się zatem stojaki na ulotki, zawierające na przykład ulotki informacyjne, albumy ofertowe, portfolio firmy, katalogi, kupony zniżkowe. Klient może wówczas sam powybierać interesujące go informacje Jeśli wręczamy interesariuszowi fakturę, umowę lub inne dokumenty, profesjonalnie będzie zrobić to w teczce na dokumenty, najlepiej z logo firmy. W przypadku mniej ważnych dokumentów powinniśmy je przekazać w chroniącej przed zniszczeniem, foliowej obwolucie. Takie gesty na pewno zostaną pozytywnie odebrane i ukształtuje wizerunek przedsiębiorstwa.